POAC (Planning, Orginizing, Actuating, Controling)

Kata Manajemen sendiri berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Dengan demikian Manjemen adalah proses pengkoordinasian aktifitas kerja beberapa oarng, sehingga kerja bisa terselesaikan secara efektif dan efisien, sedangkan orang yang mengkoordinasikan aktifitas tersebut disebut manager.

Manajemen memiliki fungsi sebagai elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan guna mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

A.   Planning (perencanaan)

Perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Selain itu dalam planing memiliki jenis perencanaan yang meliputi :
1. Strategi planning : perencanaan utama meliputi perencanaan startegi umum/ pola dasar tujuan perusahaan.
2. Strategi manajemen : perencanaan departementasi yang harus dilaporkan setiap tahun.
3. Perencanaan adminsitrasi : perencanaan yang diatur secara terperinci dan teknikal yang terdiri dari kegiatan dan tugas.

Selain dari pada itu, terdapat pula syarat-syarat perencanaan yang meliputi :
1. Realistis praktis dan terarah dimana idealisme takluk kepada rasio dan rasio pada pengalaman.
2. Disusun oleh ahli dalam perencanaan yang sangat faham tujuan utama perusahaan.
3. Dapat dilaksanakan oleh manajemen tingkat atas, menengah dan bawah secara serempak.

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan berikut ini :

1.    Tahap 1 menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.    Tahap 2 merumuskan keadaan saat ini.

3.    Tahap 3 mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4.    Tahap 4 mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

B.   Organizing (pengorganisasian)

pengorganisasian atau organizing dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Dalam pengorganisasian dikenal istilah KISS (koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan sinkronisasi) dalam rangka menciptakan keharmonisan dalam kegiatan organisasi.

Setiap bentuk organisasi mempunyai unsur-unsur tertentu antara lain :
a.sebagai wadah/tempat untuk kerjasama
b.proses kerjasama sedikitnya dua orang
c.jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
d.ada tujuan tertentu
       Adapun beberapa asas/prinsip organisasi yang perlu kita ketahui antara lain adalah :
a. asas perumusan tujuan
b. asa pembagian kerja
c. asas pendelegasian wewenang
d. asas koordinasi
e. asas efisiensi pengawasan
f. asas pengawasan umum
       Tipe/bentuk/jenis-jenis organisasi antara lain :
a.organisasi garis
b.organisasi fungsional
c.organisasi garis dan staff
d.organisasi panitia

C.   Actuating (pengarahan)

Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.    Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2.    Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3.     Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

4.    Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5.    Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

D.   Controling (pengawasan)

Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai
pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian
pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling.
Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan. Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan. Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu
organisasi itu sangat efisien.

Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan
perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.

Pengendalian dikenal ada beberapa macam, yaitu :

a.       Internal Control: adalah pengendalian seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan, dan lain-lain.

b.      Audit Control : adalah pemeriksaan atau penilaian atas maslah-maslah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.

c.       External Control ; adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan perusahaan.

d.      Formal Control ; adalah pemerksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Misalnya : pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-lainnya. Dewan Komisaris terhadap PT. Bersangkutan.

e.       Informal Control ; adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cetak atau elektronik, dan lain-lainya.